Die Fahrtkostenersatzverordnung ab dem 1. Januar 2025 führt neue Richtlinien für die Rückerstattung von Dienstreisekosten ein. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Rückerstattung entweder durch einen pauschalen Beförderungszuschuss oder durch die fiktiven Kosten des günstigsten Massenbeförderungsmittels zu gestalten.
Zwei Optionen für die Rückerstattung von Dienstreisekosten
Pauschaler Beförderungszuschuss
Gemäß § 7 Abs 5 der Reisegebührenverordnung (RGV) können Dienstreisekosten durch einen pauschalen Beförderungszuschuss, der nach Kilometern gestaffelt ist, abgerechnet werden:
- 0,50 € pro Kilometer für die ersten 50 km,
- 0,20 € pro Kilometer für die nächsten 250 km,
- 0,10 € pro Kilometer für darüber hinausgehende Strecken.
Der maximal abgabenfreie Zuschuss je Wegstrecke beträgt 109 €.
Fiktive Kosten des günstigsten Massenbeförderungsmittels
Alternativ können die fiktiven Kosten eines ÖBB Tickets der 2. Klasse verwendet werden, wobei Sparschiene-Tickets nicht einbezogen werden.
Grenzen und Anwendungsbereiche
Es ist wichtig zu beachten, dass die gesamten Zuschüsse pro Kalenderjahr auf 2.450 € begrenzt sind. Diese Verordnung gilt sowohl für Wochen-, Monats- und Jahreskarten als auch für Einzelfahrscheine. Ein praktisches Anwendungsbeispiel ist die Nutzung eines privaten Klimatickets für Dienstreisen.
Steuerliche und arbeitsrechtliche Aspekte
Diese Regelung betrifft ausschließlich die abgabenrechtlichen Aspekte der Fahrtkostenerstattungen. Arbeitsrechtliche Ansprüche bleiben weiterhin durch Kollektivverträge, Betriebsvereinbarungen und Einzelverträge geregelt.
Anwendung in der Arbeitnehmerveranlagung
Ab 2025 können diese pauschalen Subventionen als Werbungskosten geltend gemacht werden, falls der Arbeitgeber weniger erstattet hat. Dabei werden jedoch nur beruflich bedingte Reisen berücksichtigt, nicht der Arbeitsweg. Beispiele hierfür sind Fahrten zu Fortbildungen, Seminaren und Kundenbesuchen.
Nachweis der beruflichen Nutzung
Für die Anerkennung der Werbungskosten ist ein detaillierter Nachweis der beruflichen Nutzung erforderlich. Diese Dokumentation ist entscheidend, um die steuerliche Absetzbarkeit zu gewährleisten.
Um weitere Details zu dieser Verordnung einzusehen, steht der vollständige Text online im Rechtsinformationssystem zur Verfügung.