Mit dem Inkrafttreten der neuen Regelung zur elektronischen Zustellung ab September 2025 werden bedeutende Änderungen für Unternehmen in der Kommunikation mit Finanzbehörden eingeführt. Ab dem 1. September 2025 erfolgt die Zustellung sämtlicher Schriftstücke an Unternehmen, die verpflichtet sind, eine Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben, ausschließlich über FinanzOnline. Dies betrifft auch Kleinunternehmer, die auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet haben. Unternehmen, die als umsatzsteuerlich echte Kleinunternehmer geführt werden, sind von der Pflicht zur elektronischen Zustellung weiterhin ausgenommen, sofern sie keine Umsatzsteuer abführen.
Rechtswirksame Zustellung und Fristen
Die Zustellung eines Schriftstücks über FinanzOnline gilt als rechtswirksam, sobald es im elektronischen Posteingang abrufbar ist. Fristen für die Beantwortung oder Wiederspruch setzen ab dem Zustellungsdatum ein, unabhängig davon, wann das entsprechende Dokument tatsächlich abgeholt wird.
E-Mail-Benachrichtigungen
Um den Überblick über neue Mitteilungen zu erleichtern, bietet FinanzOnline die Funktion, über eingehende Schriftstücke per E-Mail benachrichtigt zu werden. Unternehmen sollten sicherstellen, dass eine aktuelle E-Mail-Adresse hinterlegt ist und die Benachrichtigungsfunktion aktiviert wird. Hierbei empfiehlt es sich, eine allgemeine E-Mail-Adresse zu verwenden, da Abwesenheitsnachrichten bei der Fristberechnung keine Berücksichtigung finden.
Zustellvollmacht und direkte Zustellung
Bestehende Zustellvollmachten, beispielsweise zu einer Steuerberatungskanzlei, behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Dennoch gibt es Schriftstücke, wie Mahnungen, die direkt in die Databox des Unternehmens zugestellt werden, ohne dass die Zustellvollmacht greift.
Praktische Tipps für Unternehmen
Regelmäßige Logins in FinanzOnline sowie die Prüfung der hinterlegten E-Mail-Adresse sind essenziell, um keine wichtigen Mitteilungen zu verpassen. Unternehmen sollten zudem die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion aktivieren und alle Dokumente aus FinanzOnline gesondert archivieren. Zusätzlich muss gewährleistet sein, dass wichtige E-Mails auch in Abwesenheitszeiten eines zuständigen Mitarbeiters verlässlich abgerufen werden können.
Nutzung des Unternehmensserviceportals (USP)
Eine Verknüpfung von FinanzOnline mit dem Unternehmensserviceportal (USP) bietet die Möglichkeit, Benachrichtigungen auch über den USP-Postkorb zu erhalten. Dies ermöglicht eine individuellere Verwaltung, da mehrere Zustellbevollmächtigte und Verständigungsadressen hinterlegt werden können.
Diese Änderungen markieren einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und erfordern von den Unternehmen eine Anpassung ihrer internen Abläufe, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.